Vuokrahallintarekisterin tietosuojaseloste

Vuokrahallintarekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Premico Kotien toimeksiantaja eli vuokra-asunnon vuokranantaja
c/o Premico Kodit / Essi Stolt
00130 Helsinki
essi.stolt@premico.fi / 044 746 8779
(jäljempänä ”me”)

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

c/o Premico Kodit / Essi Stolt
00130 Helsinki
essi.stolt@premico.fi / 044 746 8779
(jäljempänä ”me”)

Rekisterin nimi

VUOKRAHALLINTAREKISTERI

Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?

Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen sekä oikeutettuun etuumme huolehtia kiinteistöstämme ja asukkaiden viihtyvyydestä.

Käsittelyn tarkoituksena on vuokrauspalveluiden toimittaminen, sopimusvelvollisuuksien täyttäminen sekä asukasvuokrasuhteen hoitaminen, hallinnointi, kehittäminen ja asiakasviestintä.

Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme vuokrahallintarekisterin yhteydessä seuraavia tietoja:

  • rekisteröidyn perustiedot; nimi; henkilötunnus / jos ei suomalaista henkilötunnusta, syntymäaika; myöhemmin asiakasnumero
  • rekisteröidyn yhteystiedot; katuosoite; postinumero; postitoimipaikka; puhelinnumero; sähköposti
  • rekisteröityä yksilöivät tiedot: jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi, sukupuoli, asiointikieli
  • kun kyseessä on työsuhdeasunto, kerätään yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot; y-tunnus; yhteyshenkilö; yhteyshenkilön puhelinnumero; yhteyshenkilön sähköpostiosoite; allekirjoittaja / prokuristi; laskutusosoite; postinumero; postitoimipaikka; maa.
  • muut rekisteröidyn omalla suostumuksella vuokra-asuntohakemuksella ilmoittamat tiedot: lemmikit (määrä / laji); lasten lukumäärä ja syntymäajat; muuton syyt; tupakointi; kyllä / ei; kaikkien hakijoiden osalta työtiedot (työnantaja; ammatti / työtehtävä; työsuhde, vakituinen / osa-aikainen; työsuhteen alkamispäivämäärä; bruttotulot /kk; ) tai opintotiedot (oppilaitos; koulutusohjelma; opintojen aloituspäivämäärä; arvioitu valmistumisaika; bruttotulot /kk) tai eläketiedot (eläke/kk); suosittelija (nimi; puhelinnumero; sähköpostiosoite); suostumus luottotietojen tarkastamiseen.
  • haettavan / vuokrattavan asunnon ollessa ARA-kohde, kysytään myös: puhelin toimeen; siviilisääty; mahdollisten muiden hakijoiden henkilötunnukset; raskaustodistus, jos raskaana; tieto mahdollisesta asunnottomuudesta, muuttovelvoite; mahdollinen tieto muutosta paikkakunnalle työn vuoksi (työnantaja; työn alkamispäivä; työpaikan osoite; postinumero; postitoimipaikka); mahdollisen toiselle paikkakunnalle jäävän omistusasunnon tiedot (paikkakunnalle jäävä omistusasunto vuokrataan myydään / on myynnissä); tieto muutosta muun syyn vuoksi; asumisväljyys (asukkaiden lukumäärä; huoneiston pinta-ala m2; talotyyppi; huoneistotyyppi; asunnon kunto; hallintasuhde); asumiskulut (vuokra / käyttö- tai yhtiövastike; erilliset lämmityskustannukset; erilliset vesimaksut; sisäänmuuttovuosi; muut asunnontarpeeseen vaikuttavat seikat; hakija toimeentulo (nykyiset bruttokuukausitulot; pääomatulot vuodessa; muut tulot vuodessa; huomioon otettavat tulot yhteensä vuodessa); varallisuus, omaisuuden käypä arvo; opintolaina; asuntolaina; muut lainat; huomioon otettava varallisuus yhteensä); avio-/avopuolison toimeentulo (nykyiset bruttokuukausitulot; pääomatulot vuodessa; muut tulot vuodessa; huomioon otettavat tulot yhteensä vuodessa); muut hakijat ((nykyiset bruttokuukausitulot; pääomatulot vuodessa; muut tulot vuodessa; huomioon otettavat tulot yhteensä vuodessa); mahdollisen omistusasunnon tiedot (tyyppi; omistajan nimi; kiinteistön(yhtiön nimi; kiinteistön osoite ja sijaintikunta; hankkimisaika; kiinteistön koko; asunnon koko, asunnon käyttö; osakehuoneiston / kiinteistön nykyinen myyntiarvo); selvitys muusta varallisuudesta (pörssinoteerattuja osakkeita yhteensä; muuta, mitä?); hakemuksen liitteet (kaikkien työssäkäyvien huoneistoon muuttavien palkkatodistukset bruttokuukausiansioista työnantajalta; ve rotodistukset kaikilta huoneistoon muuttavilta yli 18-vuotiailta; todistus mahdollisen eläkkeen määrästä; mahdollinen raskaustodistus; opiskelijatodistus kaikilta huoneistoon muuttavilta yli 18-vuotiailta opiskelijoilta; selvitys omaisuuden käyvästä̈ arvosta; luotonantajan todistus veloista; selvitys maahanmuuttajilta oikeudesta oleskella maassa (kopio passista); todistus työttömyyspäivärahasta. Hakemuslomakkeella tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa palvelua.

Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteryidyiltä itseltään suoraan tai välillisesti Premico Kodit Oy:n kautta henkilön itsensä ilmoittamana. Toisinaan on tarpeen kerätä henkilötietoja muulta taholta kuin henkilöltä itseltään, esimerkiksi julkisista lähteistä, joita ovat henkilötietoja koskevia palveluita tarjoavat yritykset ja viranomaiset, kuten KELA ja Väestörekisterikeskuksen päivityspalvelu sekä Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteri. Tällainen henkilötietojen kerääminen saattaa olla tarpeen lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Jos henkilöt eivät toimita palveluiden käyttämisen yhteydessä pyydettyjä henkilötietoja itsestään emme kykene suorittamaan kyseistä palvelua ilman henkilön suostumusta.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Nämä tiedot kerätään Premico Kodit Oy:n toimesta ja tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Olemme ulkoistaneet vuokraus- ja vuokrahallintapalvelun Premico Kodit Oy:lle, joka kerää ja käsittelee henkilötietoja. Premico Kodit saattaa siirtää verkkosivustojensa ja palveluidensa kautta keräämiään henkilötietoja emoyhtiölleen Premico Group Oy:lle tai tämän kanssa kullointin samaan konserniin kuuluville tytär- ja/tai osakkuukyrityksille tai Premicon sekä samaan konserniin kuuluvien tytäryritysten alikonsulteille tai muille sopimuskumppaneille tilanteissa, joissa sopimusvelvoitteiden täyttäminen tai muu käsittelyperuste sitä edellyttää.

Premico Kodit Oy hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä lukuunsa toimivia muitakin alihankkijoita ja on ulkoistanut IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.

Me tai Premico Kodit Oy ei muutoin luovuta vuokralaisten henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi lainsäädännön niin velvoittaessa tai Premico Group Oy:n ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden palvelun näin vaatiessa sellaisiin tarkoituksiin, jotka eivät ole ristiriidassa edellä mainittujen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kanssa tai perintään liittyvissä asioissa.

Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.

Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin tietojen käsittelijällä on omat käyttäjätunnukset ja salasanat järjestelmiin. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Säilytämme henkilötietoja vuorauhteen ajan ja sen yleisen vanhentumisajanmukaan vielä viisi vuotta.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.

Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti) oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän välisemme asiakassuhde. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti selosteessa mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle. Henkilötietolain mukaan jokaisella henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin talletettu. Tarkastuspyyntöä ei voi tehdä puhelimitse, vaan sen on oltava kirjallinen ja omakätisesti allekirjoitettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö pyydetään lähettämään rekisteriselosteen alussa mainittuun osoitteeseen. Tietoja pyydettäessä on ilmoitettava nimi, osoite ja henkilötunnus, halutaanko tarkastaa johonkin tiettyyn asiaan liittyviä tietoja, kaikki tiedot vai tiedot joltain tietyltä ajanjaksolta.

Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.