Isännöinnin asukasrekisterin tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Premico Management Oy:n toimeksiantaja
c/o Premico Management Oy, Aleksanterinkatu 11, 00100 Helsinki
info@premico.fi
(jäljempänä ”me” tai ”Premico”)
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Premico Management Oy / rekisteriasiat, Tietosuoja-asioista vastaava henkilö
Aleksanterinkatu 11, 00100 Helsinki
info@premico.fi
3. Tietosuojaselosteesta
Premico tarjoaa sen asiakkaina oleville taloyhtiöille isännöintipalveluita. Käsiteltäessä taloyhtiön asukkaiden henkilötietoja taloyhtiö katsotaan lähtökohtaisesti henkilötietojen käsittelystä vastaavaksi rekisterinpitäjäksi ja isännöintipalveluita tarjoava taho kuten Premico henkilötietojen käsittelijäksi. Kerromme tässä tietosuojaselosteessa, miten Premicon asiakkaidensa lukuun tarjoamissa isännöintipalveluissa pääsääntöisesti käsitellään henkilötietoja. Tarkemmat tiedot henkilötietojen käsittelystä kunkin taloyhtiön toiminnassa on saatavilla kyseiseltä taloyhtiöltä itseltään.
4. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?
Käsittelemme asukkaiden henkilötietoja siinä määrin kuin on tarpeen isännöintipalveluiden tarjoamiseksi. Tietoja voidaan käsitellä esimerkiksi asukastiedottamisessa, asiakaspalvelun toteuttamisessa, pysäköinnin järjestämisessä, asukastyytyväisyyden mittaamisessa ja asiakaspalvelun laadun varmistamisessa sekä taloyhtiölle hankittujen palvelujen järjestämisessä. Näihin palveluihin voi kuulua esimerkiksi kameravalvonta, jonka yhteydessä voidaan kerätä henkilötietoja taloyhtiön asukkaiden ja omaisuuden turvaamiseksi sekä rikos-, väärinkäytös-, vahinko- ja onnettomuustilanteiden selvittämiseksi.
Henkilötietoja käsitellään myös, jotta voimme tarjota asukkaille heidän kulloinkin tilaamiaan KomuHomes-aplikaatiolla tuotettavia digitaalisia palveluita, kuten ovenavauspalvelu ja saunavuorojen varaaminen.
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisena perusteena voi tällöin olla joko sopimuksiin liittyvien tai lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen, sekä taloyhtiön tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminen. Oikeutettuihin etuihin voi liittyä esimerkiksi palveluiden kehittäminen sekä taloyhtiön asukkaiden ja omaisuuden turvallisuuden varmistaminen. Käsittelyperusteena voi tietyissä tilanteissa olla myös henkilön suostumus.
5. Mitä tietoja käsittelemme?
Isännöintipalveluiden yhteydessä käsittelemme tavallisesti seuraavia henkilötietoja isännöimiemme taloyhtiöiden asukkaista:
- huonestoissa asuvien etu- ja sukunimet
- huoneiston tiedot
- puhelinnumerot
- henkilötunnukset, silloin kun ne ovat henkilön yksilöimisen takia välttämättömiä
- sisäänmuutto- ja poismuuttoajankohdat
- ajoneuvon rekisterinumero.
Kameravalvonnan yhteydessä voidaan kerätä tietoja (kuva, ääni ja tallennusajankohta) taloyhtiöiden alueella liikkuvista henkilöistä.
6. Mistä saamme tietoja?
Henkilötiedot kerätään pääasiassa taloon muuton yhteydessä asukkailta itseltään eri viestintäkanavissa, kuten puhelimitse, postitse, sähköpostitse tai vastaavalla tavalla. Lisäksi henkilöön liitettävissä olevia tietoja kertyy taloyhtiösivuille kirjautumisen yhteydessä sekä niitä käytettäessä.
Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.
Kameravalvonnan yhteydessä käsiteltyjä tietoja kerätään niissä kohteissa, joissa kameravalvonta kulloinkin on käytössä. Kameravalvonnasta ilmoitetaan kylteillä.
7. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Henkilötietoja voidaan luovuttaa taloyhtiön edustajille näiden tehtävien hoitamiseksi sekä taloyhtiön mahdollisesti käyttämille palveluntarjoajille kuten huoltoyhtiölle, vartiointiliikkeelle, pysäköinnin palvelukumppanille ja lukkoliikkeelle. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon asukkaalle, osakkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita, ja olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.
Kameravalvonnan avulla kerättyjä tallenteita voidaan luovuttaa rikos-, väärinkäytös-, vahinko- ja onnettomuustilanteiden selvittämiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti ja mahdollisten toimivaltaisten viranomaisten esittämien vaatimusten edellyttämällä tavalla.
Premico saattaa siirtää käsittelemiään henkilötietoja Premico Group-konserniin kulloinkin kuuluville tytär- ja/tai osakkuusyrityksille tai Premicon sekä samaan konserniin kuuluvien tytäryritysten konsulteille tai muille sopimuskumppaneille tilanteissa, joissa sopimusvelvoitteiden täyttäminen tai muu käsittelyperuste sitä edellyttää. Näiden ohella henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, joka esittää lakiin perustuvan tietopyynnön.
Ulkoisille tahoille tapahtuvista henkilötietojen siirroista sovitaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisella henkilötietojen käsittelyä koskevalla sopimuksella. EU/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuvat siirrot edellyttävät asianmukaisten suojatoimien soveltamista kuten esimerkiksi EU komission kulloinkin soveltuvan päätöksen mukaisten mallisopimuslausekkeiden käyttämistä ja tietosuojalainsäädännön velvoitteiden noudattamista. Premico ei luovuta tai ilmaise henkilötietoja muille kuin edellä mainituille tahoille ilman pakottavaa lainsäädännöstä johtuvaa syytä.
8. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?
Toteutamme ja ylläpidämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojaustoimenpiteitä, joilla suojataan henkilötietoja tahattomalta tai laittomalta tuhoutumiselta, katoamiselta, vahingoittumiselta tai muuttumiselta sekä luvattomalta luovuttamiselta, väärinkäytöltä tai muulta lainvastaiselta käsittelyltä.
Tietosuojakäytäntömme kattavat fyysiset turvatoimet ja -menettelyt, pääsyoikeuksien hallinnan (esim. käyttäjätunnukset, palomuurit ja digitaaliset salausteknologiat), lokikirjaukset, virustorjunnan, palvelunestohyökkäysten torjunnan sekä muut tarpeelliset tietoturvatoimenpiteet.
Henkilötietoja käsitellään Premicon toiminnassa luottamuksellisesti, ja niiden käsittelyoikeus on rajattu henkilöihin, joilla on tarve käsitellä henkilötietoja tehtäviensä vuoksi.
Käsittelemme henkilötietoja vain niin kauan kuin kulloinkin soveltuvan käyttötarkoituksen mukaan on tarpeellista. Tarkemmat tiedot henkilötietojen säilytysajoista on saatavilla kulloinkin kyseessä olevalta taloyhtiöltä. Esimerkiksi kameravalvonnan avulla kerättyjen tietojen säilytysaika riippuu kohteessa käytetystä ratkaisusta kuitenkin niin, että tallenteita säilytetään enintään vuoden ajan, ellei mahdollinen oikeudellinen vaade tai muu rikos-, väärinkäytös-, vahinko- tai onnettomuustilanteiden selvittäminen edellytä pidempää säilytysaikaa.
9. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?
Rekisteröitynä sinulla on oikeus
- saada vahvistus, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä lain edellyttämät tiedot henkilötietojen käsittelystä;
- vaatia, että oikaisemme sinua koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä;
- saada sinua koskevat henkilötiedot poistettua laissa säädetyissä tilanteissa (esim. kun tietoja ei enää tarvita eikä niiden säilyttämiselle ole lainmukaista perustetta);
- peruuttaa henkilötietojesi käsittelylle mahdollisesti antamasi suostumus tai muuttaa sitä;
- pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista esimerkiksi siinä tilanteessa, että voit odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojesi oikaisemista koskevaan pyyntöön;
- vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita henkilötietojen käsittelytoimia siltä osin kuin tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu;
- saada tietosi siirrettyä järjestelmästä toiseen, jos tälle on laillinen peruste.
Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Suomessa tietosuojalainsäädännön noudattamista valvoo tietosuojavaltuutettu. Jos haluat saattaa henkilötietojen käsittelyn Premicon toiminnassa tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, voit ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun seuraamalla osoitteessa www.tietosuoja.fi annettuja ohjeita.
10. Kehen voit olla yhteydessä?
Premicon toiminnassa tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä ja tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
11. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.
Muutettu: 8.12.2020; Vaihdettu Premico Managementin osoite uuteen osoitteeseen.
Muutettu: 2.3.2023; Rekisterinpitäjä muutettu Premico Management Oy:n toimeksiantajaksi, selosteen jäsentelyä muokattu luettavampaan muotoon ja tietosuojavastaavan yhteystiedot päivitetty
Muutettu: 16.05.2023; Lisätty tietojen käsittelyn perusteeksi asukastyytyväisyyden mittaaminen ja asiakaspalvelun laadun varmistaminen.
Muutettu: 14.12.2023; Lisätty tietojen käsittelyn perusteeksi mahdollisuus tarjota asukkaille heidän kulloinkin tilaamiaan KomuHomes-aplikaatiolla tuotettavia digitaalisia palveluita, kuten ovenavauspalvelu ja saunavuorojen varaaminen.
Muutettu: 30.4.2024: Lisätty tietojen käsittelyn perusteeksi pysäköinnin järjestäminen sekä ”pysäköinnin palvelukumppani” uutena palveluntarjoajana kohtaan 7.
Muutettu 12.6.2024: Lisätty kuvaus kameravalvonnan avulla kerätyistä henkilötiedoista.