Vuokrahallintarekisterin tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Premico Management Oy:n toimeksiantaja eli vuokra-asunnon vuokranantaja
c/o Premico Management
Aleksanterinkatu 11, 00100 Helsinki
info@premico.fi
(jäljempänä ”me” tai ”Premico”)
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
c/o Premico Management / Tietosuoja-asioista vastaava henkilö
Aleksanterinkatu 11, 00100 Helsinki
info@premico.fi
3. Tietosuojaselosteesta
Tarjoamme asiakkaillemme vuokrauspalveluita, joihin kuuluu muun muassa asukasvuokrasuhteen perustamiseen, hoitamiseen ja hallinnointiin liittyviä tehtäviä. Kerromme tässä tietosuojaselosteessa, miten Premicon toiminnassa pääsääntöisesti käsitellään vuokralaisten henkilötietoja vuokrahallintapalveluiden yhteydessä. Kunkin vuokranantajan osalta tarkemmat tiedot henkilötietojen käsittelystä on saatavilla vuokranantajalta itseltään.
4. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?
Premicon toiminnassa tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on vuokrauspalveluiden toimittaminen, sopimusvelvollisuuksien täyttäminen sekä asukasvuokrasuhteen hoitaminen, hallinnointi, kehittäminen, asiakasviestintä sekä asukastyytyväisyyden mittaaminen ja asiakaspalvelun laadun varmistaminen. Henkilötietoja käsitellään myös, jotta voimme tarjota asukkaille heidän kulloinkin tilaamiaan KomuHomes-aplikaatiolla tuotettavia digitaalisia palveluita. Vuokranantajan osalta henkilötietojen käsittely perustuu vuokrasopimuksesta johtuvien oikeuksien ja velvoitteiden täyttämiseen, vuokranantajan tai kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun, lakisääteisiin velvoitteisiin tai henkilön antamaan suostumukseen.
5. Mitä tietoja käsittelemme?
Käsittelemme vuokrahallintapalveluiden yhteydessä pääsääntöisesti seuraavia tietoja:
- rekisteröidyn perustiedot; nimi; henkilötunnus / jos ei suomalaista henkilötunnusta, syntymäaika; myöhemmin asiakasnumero; vuokraa, sen maksua sekä saatavia ja saatavien perintää koskevat tiedot.
- rekisteröidyn yhteystiedot; katuosoite; postinumero; postitoimipaikka; puhelinnumero; sähköposti
- rekisteröityä yksilöivät tiedot: jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi, sukupuoli, asiointikieli
- kun kyseessä on työsuhdeasunto, kerätään yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot; y-tunnus; yhteyshenkilö; yhteyshenkilön puhelinnumero; yhteyshenkilön sähköpostiosoite; allekirjoittaja / prokuristi; laskutusosoite; postinumero; postitoimipaikka; maa.
- muut rekisteröidyn omalla suostumuksella vuokra-asuntohakemuksella ilmoittamat tiedot: lemmikit (määrä / laji); lasten lukumäärä ja syntymäajat; muuton syyt; tupakointi; kyllä / ei; kaikkien hakijoiden osalta työtiedot (työnantaja; ammatti / työtehtävä; työsuhde, vakituinen / osa-aikainen; työsuhteen alkamispäivämäärä; bruttotulot /kk; ) tai opintotiedot (oppilaitos; koulutusohjelma; opintojen aloituspäivämäärä; arvioitu valmistumisaika; bruttotulot /kk) tai eläketiedot (eläke/kk); suosittelija (nimi; puhelinnumero; sähköpostiosoite); suostumus luottotietojen tarkastamiseen.
- haettavan / vuokrattavan asunnon ollessa ARA-kohde, kysytään myös: puhelin toimeen; siviilisääty; mahdollisten muiden hakijoiden henkilötunnukset; raskaustodistus, jos raskaana; tieto mahdollisesta asunnottomuudesta, muuttovelvoite; mahdollinen tieto muutosta paikkakunnalle työn vuoksi (työnantaja; työn alkamispäivä; työpaikan osoite; postinumero; postitoimipaikka); mahdollisen toiselle paikkakunnalle jäävän omistusasunnon tiedot (paikkakunnalle jäävä omistusasunto vuokrataan myydään / on myynnissä); tieto muutosta muun syyn vuoksi; asumisväljyys (asukkaiden lukumäärä; huoneiston pinta-ala m2; talotyyppi; huoneistotyyppi; asunnon kunto; hallintasuhde); asumiskulut (vuokra / käyttö- tai yhtiövastike; erilliset lämmityskustannukset; erilliset vesimaksut; sisäänmuuttovuosi; muut asunnontarpeeseen vaikuttavat seikat; hakija toimeentulo (nykyiset bruttokuukausitulot; pääomatulot vuodessa; muut tulot vuodessa; huomioon otettavat tulot yhteensä vuodessa); varallisuus, omaisuuden käypä arvo; opintolaina; asuntolaina; muut lainat; huomioon otettava varallisuus yhteensä); avio-/avopuolison toimeentulo (nykyiset bruttokuukausitulot; pääomatulot vuodessa; muut tulot vuodessa; huomioon otettavat tulot yhteensä vuodessa); muut hakijat ((nykyiset bruttokuukausitulot; pääomatulot vuodessa; muut tulot vuodessa; huomioon otettavat tulot yhteensä vuodessa); mahdollisen omistusasunnon tiedot (tyyppi; omistajan nimi; kiinteistön(yhtiön nimi; kiinteistön osoite ja sijaintikunta; hankkimisaika; kiinteistön koko; asunnon koko, asunnon käyttö; osakehuoneiston / kiinteistön nykyinen myyntiarvo); selvitys muusta varallisuudesta (pörssinoteerattuja osakkeita yhteensä; muuta, mitä?); hakemuksen liitteet (kaikkien työssäkäyvien huoneistoon muuttavien palkkatodistukset bruttokuukausiansioista työnantajalta; ve rotodistukset kaikilta huoneistoon muuttavilta yli 18-vuotiailta; todistus mahdollisen eläkkeen määrästä; mahdollinen raskaustodistus; opiskelijatodistus kaikilta huoneistoon muuttavilta yli 18-vuotiailta opiskelijoilta; selvitys omaisuuden käyvästä̈ arvosta; luotonantajan todistus veloista; selvitys maahanmuuttajilta oikeudesta oleskella maassa (kopio passista); todistus työttömyyspäivärahasta. Hakemuslomakkeella tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa palvelua.
6. Mistä saamme tietoja?
Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään suoraan tai välillisesti.
Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää sovellettavan lainsäädännön rajoissa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta (kuten KELA ja Väestörekisterikeskus) tai muilta kolmansilta osapuolilta (kuten Suomen Asiakastieto Oy) käyttämiemme kolmansien osapuolten yleisesti saatavilla olevia lähteitä hyödyntävien palveluiden avulla. Tällainen tietojen kerääminen voi liittyä luottotietojen tarkistamiseen, Rekisteröityjen tunnistamiseen, poliittisesti vaikutusvaltaisten henkilöiden tunnistamiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annettuun lakiin liittyvien velvoitteiden täyttämiseen. Tietojen kerääminen ja päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.
7. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Saatamme siirtää verkkosivustojemme ja palvelujemme kautta keräämiämme henkilötietoja emoyhtiöllemme Premico Group Oy:lle tai tämän kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluville tytär- ja/tai osakkuusyrityksille tai Premicon sekä samaan konserniin kuuluvien tytäryritysten konsulteille tai muille sopimuskumppaneille tilanteissa, joissa sopimusvelvoitteiden täyttäminen tai muu käsittelyperuste sitä edellyttää. Voimme esimerkiksi siirtää henkilötietoja palveluntarjoajille saatavien perintään liittyvien toimeksiantojen hoitamiseksi.
Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia muitakin alihankkijoita ja olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.
Emme muutoin luovuta vuokralaisten henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi lainsäädännön niin velvoittaessa tai Premico Group Oy:n ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden palvelun näin vaatiessa sellaisiin tarkoituksiin, jotka eivät ole ristiriidassa edellä mainittujen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kanssa.
Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, jos se on henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Olemme tehneet asianmukaiset sopimukset kyseessä olevien palveluntarjoajien kanssa varmistaaksemme, että siirrettyjä henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti. Näihin sopimuksiin sisältyvät EU:n komission kulloinkin soveltuvaan päätökseen perustuvat vakiosopimuslausekkeet.
8. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin tietojen käsittelijällä on omat käyttäjätunnukset ja salasanat järjestelmiin. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Säilytämme henkilötietoja vuokrasuhteen ajan ja vuokrasuhteen päättymisen jälkeen lain tai ARAn määrittelemän säilytysajan.
Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.
9. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?
Rekisteröitynä sinulla on oikeus
- saada vahvistus, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä lain edellyttämät tiedot henkilötietojen käsittelystä;
- vaatia, että oikaisemme sinua koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä;
- saada sinua koskevat henkilötiedot poistettua laissa säädetyissä tilanteissa (esim. kun tietoja ei enää tarvita eikä niiden säilyttämiselle ole lainmukaista perustetta);
- peruuttaa henkilötietojesi käsittelylle mahdollisesti antamasi suostumus tai muuttaa sitä;
- pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista esimerkiksi siinä tilanteessa, että voit odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojesi oikaisemista koskevaan pyyntöön;
- vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita henkilötietojen käsittelytoimia siltä osin kuin tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu;
- saada tietosi siirrettyä järjestelmästä toiseen, jos tälle on laillinen peruste.
Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Suomessa tietosuojalainsäädännön noudattamista valvoo tietosuojavaltuutettu. Jos haluat saattaa henkilötietojen käsittelyn Premicon toiminnassa tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, voit ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun seuraamalla osoitteessa www.tietosuoja.fi annettuja ohjeita.
10. Kehen voit olla yhteydessä?
Premicon toiminnassa tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä ja tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
11. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.
Muutettu: 8.12.2020; Vaihdettu Premicon osoite uuteen osoitteeseen.
Muutettu: 2.3.2023; Selosteen jäsentelyä muokattu luettavampaan muotoon ja tietosuojavastaavan yhteystiedot päivitetty
Muutettu: 16.05.2023; Lisätty tietojen käsittelyn perusteeksi asukastyytyväisyyden mittaaminen ja asiakaspalvelun laadun varmistaminen.
Muutettu: 14.12.2023; Lisätty tietojen käsittelyn perusteeksi mahdollisuus tarjota asukkaille heidän kulloinkin tilaamiaan KomuHomes-aplikaatiolla tuotettavia digitaalisia palveluita.
Muutettu: 27.12.2023: Lisätty esimerkkejä kohtaan 6.
Muutettu: 12.6.2024: Lisätty rekisteröidyn perustietoja kohtaan 5, lisätty esimerkki kohtaan 7 ja poistettu maininta perinnästä.