Työntekijätietojen tietosuojaseloste

Työntekijätietojen tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Kulloinkin kyseessä oleva Premico-konsernin yhtiö
Aleksanterinkatu 11, 00100 Helsinki
info@premico.fi
(jäljempänä ”me”)

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Premico Group Oy/Tietosuoja-asioista vastaava henkilö
Aleksanterinkatu 11
00100 Helsinki
info@premico.fi

3. Tietosuojaselosteesta

Keräämme ja käsittelemme työntekijöitämme koskevia tietoja, jotka ovat tarpeellisia työsuhteen kannalta. Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan tarkemmin, mitä tietoja keräämme sinusta ja miten näitä tietoja käsitellään.

4. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?

Työntekijöidemme henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on työsuhteeseen liittyvien oikeuksien ja velvoitteiden (kuten palkanmaksu) hoitaminen, työntekijöille tarjotut etuudet sekä muut työtehtävien luonteesta johtuvat tarkoitukset. Voimme käsitellä tietoja myös tarjous- ja myynninedistämistyössä rekisteröidyn työ- ja koulutustaustan osalta.

Työntekijöidemme henkilötietojen käsittelyn tietosuojalainsäädännön mukainen peruste on:

• Meidän tai kolmannen oikeutettu etu: Tämä tarkoittaa, että käsittely on tarpeen työ- tai harjoittelusuhteeseen liittyviä oikeuksia ja velvoitteita varten;
• Lakisääteinen velvoite: Henkilötietoja voidaan käsitellä meihin soveltuvien lakisääteisten velvoitteiden kuten verotukseen liittyvien säännösten noudattamiseksi;
• Suostumus: Henkilötietoja voidaan käsitellä myös silloin, kun rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn.

5. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme työntekijän (rekisteröity) työ- tai harjoittelusuhteen kannalta tarpeellisia ja näiden aikana muodostuvia henkilötietoja, joihin voivat kuulua:

• rekisteröidyn perustiedot nimi, syntymäaika, henkilötunnus, sukupuoli, äidinkieli;
• rekisteröidyn palkkatiedot pankkitiedot, eläketiedot, nykyinen palkkatieto etuineen, palkkahistoria työsuhteen ajalta
• rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot;
• rekisteröidyn työsuhteeseen liittyvät tiedot kuten ammatti- ja/tai tehtävänimike, työ- ja koulutushistoria, kielitaidot, erityispätevyydet;
• rekisteröidyn ansioluetteloon kirjaamat muut tiedot,
• rekisteröidyn poissaolotiedot mukaan lukien lääkärintodistukset;
• rekisteröidyn työsuhde-etuuksiin liittyvät tiedot mukaan lukien rekisteröidyn käytössä olevat laitteet kuten tietokone ja matkapuhelin;
• rekisteröidyn kehityskeskustelut ja arvioinnit;
• rekisteröidyn työajan seurantaan liittyvät tiedot;
• tieto rekisteröidyn ammattiliittoon kuulumisesta niiden henkilöiden osalta, joiden jäsenmaksut veloitetaan palkanmaksun yhteydessä;
• kuva rekisteröidystä
• rekisteröidyn työaikakirjanpitoon liittyvät tiedot;
• rekisteröidyn vuosilomakirjanpitoon liittyvät tiedot
• rekisteröidyn työasiointimatkalippuihin liittyvät tiedot, joihin sisältyy lipun ostoajankohta kellonaikoineen, lipun HSL-vyöhyke, lipun ostajan nimi
• rekisteröidyn työasiointimatkoihin tarkoitetut matkalaskukirjaukset,
• rekisteröidyn lähiomaistiedot
• mahdolliset terveystarkastustiedot, ilman arkaluonteisia terveyteen liittyviä tietoja
• mahdolliset muut tiedot, jotka liittyvät rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen työsuhteeseen.

Näiden henkilötietojen käsitteleminen on edellytyksenä sille, että voimme hoitaa työnantajana meille kuuluvat velvoitteet ja toisaalta ansioluettelotietojen osalta tarpeellista tarjous- ja myynninedistämistyön tekemiseksi.

6. Mistä saamme tietoja?

Työntekijän henkilötiedot kerätään ensisijaisesti työntekijältä itseltään.

Lisäksi voimme saada tietoja suostumuksellasi tai laissa säädetyissä tilanteissa myös seuraavista lähteistä:

• työntekijän esihenkilöltä
• viranomaisilta kuten väestötietojärjestelmästä,
• luottotietoyhtiöiltä,
• rikosrekisteristä,
• yhteystietopalvelujen tarjoajilta,
• palveluntarjoajiltamme, ja
• muilta luotettavilta tahoilta, jos se on työsuhteen ja siihen liittyvien tehtäviesi kannalta tarpeellista.

7. Kenelle luovutamme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle?

Käsittelemme tietoja itse ja Premico-konsernin toiminnassa siinä määrin kuin on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten. Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä myös lukuumme toimivia alihankkijoita ja palveluntarjoajia:

Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle (Office Management Oy), jonka hallinnoimalle ja suojaamalle Microsoftin pilvipalvelimelle henkilötietoja tallennetaan. Talous- ja palkkahallintopalvelumme tuottaa Accountor Oy, ja näihin sekä työsuhteeseen liittyviä henkilötietoja hallinnoidaan Visma Solutions Oy:n tuottamalla Netvisor-järjestelmällä. Lounasvähennys ja virike-etu hallinnoidaan ja toimitetaan Edenred Finland Oy:n tarjoamalla palvelulla. Tuntikirjausjärjestelmänä käytetään Visma Solutions Oy:n tuottamaa ValueFrame-järjestelmää.

Kiinteistöhallinnan järjestelmänä käytämme Visma Solutions Oy:n tuottamaa Tampuuri-järjestelmää, jolle tallennetaan käyttäjien henkilötietoja.

Yhtiön puhelin- ja mobiilidataliikennepalvelut toimittaa Elisa Oyj.

Työterveyshuollon tarjoaa Mehiläinen Oy. Työeläkeyhtiö on Varma ja lakisääteinen tapaturmavakuutus, vapaa-ajan ryhmävakuutus ja sairausvakuutus on otettu If:stä.

Kukin rekisteröity voi pyytää käyttöönsä mobiilipohjainen pysäköintimaksusovelluksen EasyParkin. Sovelluksen toimittaa Payway Oy. Työntekijän pysäköidessä Europarkin hallinnoimaan P-Kluuvin parkkihalliin ja työnantajan maksaessa pysäköinnin, pysäköintihallinta tapahtuu Autopay-sovelluksen kautta. Aimo Parkin hallinnoimissa pysäköintihalleissa ( esim. Stockmann Helsinki) sopimuspysäköintioikeuden omaavien työntekijöiden nimi sähköpostiosoite luovutetaan Aimo Parkille. HSL-alueella tehtävien työasiointimatkojen ja työmatkaetulippujen osalta toimitamme henkilöiden yhteystiedot HSL:lle lippujen osto-oikeuden mahdollistamiseksi.

Varmistumme siitä, että kunkin palveluntarjoajan kanssa on tehty lain edellyttämät henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset.

Luovutamme henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla tahoille, joilla on lakiin, työehtosopimukseen ja/tai sopimukseen perustuva oikeus saada työntekijöidemme tietoja, kuten veroviranomaiselle, Kansaneläkelaitokselle, eläke-  ja tapaturmavakuutusyhtiölle sekä työvoima- ja ulosottoviranomaisille. Voimme luovuttaa tietoja myös muihin tarkoituksiin työsuhteeseen liittyvien oikeuksien ja velvoitteiden edellyttäessä tai soveltuvan lainsäädännön niin vaatiessa.

Työntekijöiden palkkatietoja voidaan luovuttaa myös Elinkeinoelämän Keskusliitto EK:lle.EK kerää jäsenyrityksiltään palkkatilastoinnissa tarvittavia tietoja sekä kuukausipalkkaisista että tuntipalkkaisista palkansaajista. Tietoja kerätään ennen kaikkea työehtosopimusneuvotteluja ja edunvalvontaa varten, mutta palkkatilastot palvelevat myös yritysten tietotarpeita.

Rekisteröidyn ansioluetteloon kirjaamat tiedot voimme toimittaa tarjous ja myynnin edistämismateriaalien liitteenä potentiaalisille asiakkaillemme.

Luovutamme muualta kuin työterveydestä saadut lääkärintodistukset työterveyshuoltoon. Työntekijällä on oikeus kieltää lääkärintodistuksen luovutus työterveyshuoltoon ilmoittamalla siitä kohdassa 2 mainitulle henkilölle.

Työntekijöidemme tietoja voidaan siirtää Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, jos se on henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Olemme tehneet asianmukaiset sopimukset kyseessä olevien palveluntarjoajien kanssa varmistaaksemme, että siirrettyjä henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti. Näihin sopimuksiin sisältyvät EU:n komission soveltuvaan päätökseen perustuvat vakiosopimuslausekkeet.

Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle (Office Management Oy), jonka hallinnoimalle ja suojaamalle Microsoftin pilvipalvelimelle henkilötietoja tallennetaan. Talous- ja palkkahallintopalvelumme tuottaa Accountor Oy, ja näihin sekä työsuhteeseen liittyviä henkilötietoja hallinnoidaan Visma Solutions Oy:n tuottamalla Netvisor-järjestelmällä. Lounasvähennys ja virike-etu hallinnoidaan ja toimitetaan Edenred Finland Oy:n tarjoamalla palvelulla. Tuntikirjausjärjestelmänä käytetään Visma Solutions Oy:n tuottamaa ValueFrame-järjestelmää. Suorituksen johtamiseen ja työsuhteeseen liittyvät HR- ja 1:1-keskustelut dokumentoidaan Humbolin sovellukseen.

8. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Työntekijöidemme henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus ja tarve käsitellä henkilötietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Toimittaessamme henkilötietoja yllä mainituille palveluntarjoajille ja/tai tahoille, rekisteröimme tiedot suoraan heidän ylläpitämiin tietokantoihin tai toimitamme tiedot turvasähköpostia käyttäen.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin on tarpeen henkilötiedon käsittelytarkoituksen vuoksi ottaen huomioon laista, kuten työsopimus-, kirjanpito- ja ennakkoperintälaista noudatettavaksi tulevat säilytysajat. Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

9. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröitynä sinulla on oikeus

• tarkastaa itseäsi koskevat tiedot
• vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on laillinen peruste
• peruuttaa henkilötietojesi käsittelylle mahdollisesti antamasi suostumus tai muuttaa sitä
• Vastustaa tietojesi käsittelyä ja pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista
• Saada tietosi siirrettyä järjestelmästä toiseen, jos tälle on laillinen peruste.

Suomessa tietosuojalainsäädännön noudattamista valvoo tietosuojavaltuutettu. Jos haluat saattaa henkilötietojen käsittelyn Premicon toiminnassa tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, voit ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun seuraamalla osoitteessa www.tietosuoja.fi annettuja ohjeita.

10. Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

11. Tietosuojaselosteen päivitys

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta toimintamme kehittyessä ja esim. ottaessamme käyttöön uusia palveluita. Selosteen päivitetty versio on saatavilla yrityksen intran etusivulla.

 

Muutettu 10.5.2024; Työterveyspalveluiden tarjoaja Lääkärikeskus Aava Oy on muutettu Mehiläinen Oy:ksi. Lisätty maininta  sähköpostiosoitteen luovuttamisesta AimoParkille.