Työnhakijatietojen tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Premico Group Oy ja tämän kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvat tytäryritykset
Aleksanterinkatu 11, 00100 Helsinki
+358 29 007 5060
info@premico.fi
(jäljempänä ”me” tai ”Premico”)
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Premico Group Oy / rekisteriasiat, Tietosuoja-asioista vastaava henkilö
Aleksanterinkatu 11, 00100 Helsinki
info@premico.fi
3. Tietosuojaselosteesta
Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Premico käsittelee työnhakijoita koskevia tietoja.
4. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?
Työhakemusten käsittely ja rekrytointitilanteet sekä niiden luomat tarpeet.
5. Mitä tietoja käsittelemme?
Käsittelemme työnhakijoista työhakemuksen käsittelyn ja rekrytointitilanteiden kannalta tarpeellisia tietoja kuten:
- rekisteröidyn perustiedot; nimi; henkilötunnus / jos ei suomalaista henkilötunnusta, syntymäaika; myöhemmin asiakasnumero
- rekisteröidyn yhteystiedot; katuosoite; postinumero; postitoimipaikka; puhelinnumero; sähköposti
- muut rekisteröidyn omalla suostumuksella ilmoittamat tiedot: CV; työhistoriatiedot, hakuvideo, kuva, suosittelija (nimi; puhelinnumero; sähköpostiosoite); suostumus luottotietojen tarkastamiseen.
- Työnhakuprosessin aikana kerätyt tiedot; haastattelutiedot, henkilöarvioinnit,
6. Mistä saamme tietoja?
Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään työnhaku- tai rekrytointiprosessin yhteydessä; sähköposti tai paperinen työhakemuslomake liitteineen. Työnhakija suostumuksella voimme täydentää henkilötietoja muulta taholta kuin hakijalta itseltään kuten aikaisemmilta työnantajilta tai julkisista lähteistä, joita ovat LinkedIn ja Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteri. Tietojen kerääminen ja päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.
7. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Työnhakijoita koskevia tietoja käsitellään kulloinkin kyseessä olevan Premicon konserniyhtiön toiminnassa ja niitä voidaan luovuttaa muille Premico-konsernin yhtiöille siinä määrin kuin on tarpeellista työhakemusten käsittelyä ja rekrytointia varten.
Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä myös lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.
Työnhakijoiden tietoja voidaan siirtää Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, jos se on henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Olemme tehneet asianmukaiset sopimukset kyseessä olevien palveluntarjoajien kanssa varmistaaksemme, että siirrettyjä henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti. Näihin sopimuksiin sisältyvät EU:n komission kulloinkin soveltuvaan päätökseen perustuvat vakiosopimuslausekkeet.
Muutoin emme luovuta asiakkaiden henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi lainsäädännön niin velvoittaessa.
8. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä työnhakutietoja. Kullakin käyttäjällä on omat käyttäjätunnukset ja salasanat järjestelmiin. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Työnhakijoiden henkilötietoja käsitellään tarpeellisessa määrin rekrytointiprosessin aikana. Säilytämme henkilötietoja rekrytointiprosessin jälkeen niin kauan kuin on tarpeellista Premicon oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi ja mahdollisiin tiedusteluihin ja vaatimuksiin vastaamiseksi. Tiedot poistetaan viimeistään kahden vuoden kuluttua rekrytointiprosessin päättymisestä.
Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä. Suostumuksellasi voimme säilyttää henkilötietojasi pidempään suostumuksen antamisen yhteydessä ilmoitetun ajan esim. tulevia rekrytointiprosesseja varten.
9. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?
Rekisteröitynä sinulla on oikeus
- saada vahvistus, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä lain edellyttämät tiedot henkilötietojen käsittelystä;
- vaatia, että oikaisemme sinua koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä;
- saada sinua koskevat henkilötiedot poistettua laissa säädetyissä tilanteissa (esim. kun tietoja ei enää tarvita eikä niiden säilyttämiselle ole lainmukaista perustetta);
- peruuttaa henkilötietojesi käsittelylle mahdollisesti antamasi suostumus tai muuttaa sitä;
- pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista esimerkiksi siinä tilanteessa, että voit odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojesi oikaisemista koskevaan pyyntöön;
- vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita henkilötietojen käsittelytoimia siltä osin kuin tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu;
- saada tietosi siirrettyä järjestelmästä toiseen, jos tälle on laillinen peruste.
Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Suomessa tietosuojalainsäädännön noudattamista valvoo tietosuojavaltuutettu. Jos haluat saattaa henkilötietojen käsittelyn Premicon toiminnassa tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, voit ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun seuraamalla osoitteessa www.tietosuoja.fi annettuja ohjeita.
10. Kehen voit olla yhteydessä?
Premicon toiminnassa tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä ja tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
11. Tietosuojaselosteenmuutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.
Muutettu: 2.3.2023; Selosteen jäsentelyä muokattu luettavampaan muotoon, tietosuojavastaavan yhteystiedot päivitetty, käytöstä poistunut rekrytointijärjestelmä poistettu selosteelta