Vuokrahakijarekisterin tietosuojaseloste

Vuokrahakijarekisterin tietosuojaseloste  

Rekisterinpitäjä  

Asuntoverstas Oy
Eteläesplanadi 20, 00130 HELSINKI
+358 29 007 5060
info@premico.fi
(jäljempänä ”me” tai ”Asuntoverstas”)  

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö  

Asuntoverstas Oy / rekisteriasiat, Essi Stolt
Eteläesplanadi 20, 00130 HELSINKI
essi.stolt@premico.fi  

Rekisterin nimi  

VUOKRAHAKIJAREKISTERI  

Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?  

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on sopimuksemme, jonka perusteella haemme rekisteröityjen joukosta sopivaa vuokralaista toimeksiantajiemme vuokra-asuntoihin.  

Mitä tietoja käsittelemme?   

Käsittelemme vuokrahakijarekisterin yhteydessä seuraavia asuntohakijoiden henkilötietoja:   

  • rekisteröidyn perustiedot; nimi; henkilötunnus / jos ei suomalaista henkilötunnusta, syntymäaika; myöhemmin asiakasnumero 
  • rekisteröidyn yhteystiedot; katuosoite; postinumero; postitoimipaikka; puhelinnumero; sähköposti 
  • rekisteröityä yksilöivät tiedot: jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi, asiointikieli  
  • kun kyseessä on työsuhdeasunto kerätään yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot;  y-tunnus; yhteyshenkilö; yhteyshenkilön puhelinnumero; yhteyshenkilön sähköpostiosoite; allekirjoittaja / prokuristi; laskutusosoite; postinumero; postitoimipaikka; maa 
  • muut rekisteröidyn omalla suostumuksella vuokra-asuntohakemuksella ilmoittamat tiedot: lemmikit (määrä / laji); lasten lukumäärä ja syntymäajat; muuton syyt; tupakointi; kyllä / ei; kaikkien hakijoiden osalta työtiedot (työnantaja; ammatti / työtehtävä; työsuhde, vakituinen / osa-aikainen; työsuhteen alkamispäivämäärä; bruttotulot /kk) tai opintotiedot (oppilaitos; koulutusohjelma; opintojen aloituspäivämäärä; arvioitu valmistumisaika; bruttotulot /kk) tai eläketiedot (eläke/kk); suosittelija (nimi; puhelinnumero; sähköpostiosoite); suostumus luottotietojen tarkastamiseen 
  • haettavan / vuokrattavan asunnon ollessa ARA-kohde, kysytään myös: puhelin toimeen; siviilisääty; mahdollisten muiden hakijoiden henkilötunnukset; raskaustodistus, jos raskaana; tieto mahdollisesta asunnottomuudesta, muuttovelvoite; mahdollinen tieto muutosta paikkakunnalle työn vuoksi (työnantaja; työn alkamispäivä; työpaikan osoite; postinumero; postitoimipaikka); mahdollisen toiselle paikkakunnalle jäävän omistusasunnon tiedot (paikkakunnalle jäävä omistusasunto vuokrataan myydään  / on myynnissä); tieto muutosta muun syyn vuoksi; asumisväljyys (asukkaiden lukumäärä; huoneiston pinta-ala m2; talotyyppi; huoneistotyyppi; asunnon kunto; hallintasuhde); asumiskulut (vuokra / käyttö- tai yhtiövastike; erilliset lämmityskustannukset; erilliset vesimaksut; sisäänmuuttovuosi; muut asunnontarpeeseen vaikuttavat seikat;  hakija toimeentulo (nykyiset bruttotulot kuukaudessa; pääomatulot vuodessa; muut tulot vuodessa; huomioon otettavat tulot yhteensä vuodessa); varallisuus, omaisuuden käypä arvo; opintolaina; asuntolaina; muut lainat; huomioon otettava varallisuus yhteensä); avio-/avopuolison toimeentulo (nykyiset bruttotulot kuukaudessa; pääomatulot vuodessa; muut tulot vuodessa; huomioon otettavat tulot yhteensä vuodessa); muut hakijat (nykyiset bruttotulot kuukaudessa; pääomatulot vuodessa; muut tulot vuodessa; huomioon otettavat tulot yhteensä vuodessa); mahdollisen omistusasunnon tiedot (tyyppi; omistajan nimi; kiinteistön / yhtiön nimi; kiinteistön osoite ja sijaintikunta; hankkimisaika; kiinteistön koko; asunnon koko, asunnon käyttö; osakehuoneiston / kiinteistön nykyinen myyntiarvo); selvitys muusta varallisuudesta (pörssinoteerattuja osakkeita yhteensä; muuta, mitä?); hakemuksen liitteet (kaikkien työssäkäyvien huoneistoon muuttavien palkkatodistukset bruttokuukausiansioista työnantajalta; verotodistukset kaikilta huoneistoon muuttavilta yli 18-vuotiailta; todistus mahdollisen eläkkeen määrästä; mahdollinen raskaustodistus; opiskelijatodistus kaikilta huoneistoon muuttavilta yli 18-vuotiailta opiskelijoilta; selvitys omaisuuden käyvästä arvosta; luotonantajan todistus veloista;  selvitys maahanmuuttajilta oikeudesta oleskella maassa (kopio passista); todistus työttömyyspäivärahasta  

Henkilötietojen antaminen hakemuslomakkeella on edellytys sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa palvelua.   

Mistä saamme tietoja?  

Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.  

 

Henkilötietojen automaattinen kerääminen ja evästeet  

Seuraamme verkkosivujemme kävijävierailuja ja keräämme automaattisesti anonyymejä tilastotietoja sivujemme käytöstä. Osa tästä tiedosta kerätään evästetoiminnon kautta. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa verkkosivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Eväste ei ole ohjelma eikä se sisällä viruksia tai levitä haittaohjelmia. Käytämme niitä siksi, että voimme tarjota asiakkaillemme kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita. Tämän palautteen avulla pystymme jatkuvasti parantamaan sivujemme sisältöä.  

Evästeiden käytön ensisijaisena tarkoituksena on parantaa ja mukauttaa vierailijan käyttökokemusta sivustolla sekä analysoida ja parantaa sivuston toimivuutta ja sisältöä. Evästeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan myös hyödyntää viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnissa. Vierailijaa ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeiden avulla saatua tietoa voidaan kuitenkin liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin, esimerkiksi käyttäjän täyttäessä lomakkeen sivustollamme.  

Kirjaamme automaattisesti seuraavat tiedot:  

  • IP-osoite & internet-palvelin  
  • maantieteelliset tiedot  
  • kirjautumisaika  
  • selaimen tyyppi ja kieli   
  • käyttöjärjestelmä   
  • näytön resoluutio  
  • sivusto, jolla kävit ennen meidän sivustoamme  

Keräämme myös tietoa siitä, kuinka aktiivisesti käytät sivujamme. Esimerkiksi millä sivuilla käyt, mitä hakusanoja käytät ja onko tietokoneesi/selaimesi aikaisemmin vieraillut sivustoillamme. Evästeiden keräämä informaatio tallennetaan EU/ETA -alueella oleville servereille.  

Premico Group konserni ja Asuntoverstas käyttävät Google Analytics -palvelua. Palvelu tuottaa anonyymia tilastotietoa käyttäjistämme ja prosessoivat evästeiden tuottamaa tietoa, minkä avulla saamme selville sivukäyntien lukumäärän, käyttäjien lukumäärän, mitä selaimia käyttäjät käyttävät ja missä maassa, kaupungissa tai alueella käyttäjät ovat.  Lue lisää Google Analyticsista 

Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?  

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.  

Koska sopimuksemme mukaisesti etsimme toimeksiantajiemme puolesta vuokrahuoneistoihin vuokralaisia, tulemme luovuttamaan tietoja edustamillemme kiinteistön omistajille. 

Muutoin emme luovuta asiakkaiden henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi lainsäädännön niin velvoittaessa tai Premico Group Oy:n ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden palvelun näin vaatiessa sellaisiin tarkoituksiin, jotka eivät ole ristiriidassa edellä mainittujen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kanssa tai perintään liittyvissä asioissa. Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.   

Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?  

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on omat käyttäjätunnukset ja salasanat järjestelmiin. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.  

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Lain määrittämä säilytysaika on viisi vuotta.  

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.  

Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?  

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.  

Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.  

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän välisemme asiakassuhde. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.   

Kehen voit olla yhteydessä?  

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti selosteessa mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle. Henkilötietolain mukaan jokaisella henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin talletettu. Tarkastuspyyntöä ei voi tehdä puhelimitse, vaan sen on oltava kirjallinen ja omakätisesti allekirjoitettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö pyydetään lähettämään rekisteriselosteen alussa mainittuun osoitteeseen. Tietoja pyydettäessä on ilmoitettava nimi, osoite ja henkilötunnus, halutaanko tarkastaa johonkin tiettyyn asiaan liittyviä tietoja, kaikki tiedot vai tiedot joltain tietyltä ajanjaksolta.  

Tietosuojaselosteen muutokset  

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.

 

Päivitetty: 27.8.2018; muutettu rekisteriselosteen nimi vuokrahallintarekisteristä vuokrahakijarekisteriksi.