Sijoittajarekisterin tietosuojaseloste

Sijoittajarekisterin tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Premico Pääomarahastot Oy tai sen kulloinkin kyseessä oleva rahastolle hallinnointipalveluja tuottava konserni- tai osakkuusyhtiö (jäljempänä ”Me” tai ”Premico”) käsittelee hallinnoimiensa rahastojen sijoittajien, niiden edustajien ja tosiasiallisten edunsaajien (jäljempänä ”Rekisteröity”) henkilötietoja toiminnassaan. Tässä tietosuojaselosteessa todettu soveltuu niiltä osin kuin Premico käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjänä.

Premico voidaan tilanteesta riippuen katsoa myös henkilötietojen käsittelijäksi, kun se käsittelee hallinnoimiensa rahastojen Rekisteröityjen henkilötietoja. Tällöin henkilötietojen käsittelyyn soveltuvat kulloinkin kyseessä olevan rekisterinpitäjän antamat henkilötietojen käsittelyä koskeva ohjeet ja tiedot.

1. Rekisterinpitäjä

Premico Pääomarahastot Oy tai sen kulloinkin kyseessä oleva sijoitussopimuksessa tai muussa yhteydessä Rekisteröidylle yksilöity konserni- tai osakkuusyhtiö Aleksanterinkatu 11, 00100 HELSINKI

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Tietosuoja-asioista vastaava henkilö
c/o Premico Pääomarahastot Oy
Aleksanterinkatu 11, 00100 Helsinki
info@premico.fi

3. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?

Henkilötietojen käsittely on tarpeen Premicon ja Rekisteröidyn välisen sopimussuhteen ylläpitämiseksi. Käsittelyn oikeusperuste on Premicon ja Rekisteröidyn välinen sopimus tai Premicon oikeutettu etu (kun Rekisteröity ei ole sopimussuhteessa Premicon kanssa). Lisäksi kun tiedotamme Rekisteröityä palveluistamme, toimitamme ja ylläpidämme palveluitamme, kysymme palautetta tai toimitamme markkinointimateriaalia palveluistamme ja ylläpidämme asiakassuhdetta, käsittelyn oikeusperuste on Premicon oikeutettu etu tai Rekisteröidyn antama suostumus.

Henkilötietojen käsittely perustuu Premicon toiminnassa myös lainsäädännön asettamiin velvoitteisiin kuten kirjanpito- ja verovelvoitteisiin sekä velvoitteisiin, jotka perustuvat rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annettuun lakiin.

Siltä osin kun Rekisteröidyn tietojen käsittely on lain asettama vaatimus tai edellytyksenä Premicon sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi, tietojen toimittamatta jättäminen Rekisteröidyn toimesta voi johtaa siihen, että Premico ei voi tarjota palveluita Rekisteröidylle (tai yhteisölle, jonka edustaja tai tosiallinen edunsaaja tämä on) mahdollisten Premicolle tai Rekisteröidylle (tai yhteisölle, jonka edustaja tai tosiallinen edunsaaja tämä on), sopimus-, tai laki- ja viranomaisvelvoitteiden laiminlyönnistä johtuvien seuraamuksien lisäksi.

Käsittelemme henkilötietoja esimerkiksi seuraaviin tarkoituksiin:

  • Sopimukseen tai lakiin perustuvien sekä viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten velvoitteiden hoitaminen (kuten Rekisteröidyn tunnistaminen).
  • Palvelun ja liiketoimintamme kehittäminen;
  • Pääomakutsujen lähettäminen;
  • Tuottojen jaon toteuttaminen;
  • Asiakaspalvelu sekä asiakassuhteen hoito ja kehittäminen, mukaan lukien asiakasviestintä;
  • Suoramarkkinointi, mukaan lukien sähköinen suoramarkkinointi;

4. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Käsittelemme seuraavia Rekisteröityjä koskevia tietoja:

  • Rekisteröidyn perustiedot: täydellinen nimi, henkilötunnus, jos ei suomalaista henkilötunnusta, syntymäaika;
  • Rekisteröidyn yhteystiedot: katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero, faksinumero, sähköpostiosoite;
  • muut Rekisteröidyn ilmoittamat tiedot: sijoittajan oikeudellinen muoto ja kotipaikka/perustamisvaltio;
  • pankkitilitiedot: pankin nimi; pankkitilin numero; SWIFT, pankin osoite, pankkitilin omistaja/edunsaaja, pankkitilitietojen yhteyshenkilön nimi, sähköposti, puhelinnumero ja faksinumero, pankkitilin käyttöoikeuksien haltijan tai haltijoiden nimi; pankkitilin avauspäivä;
  • sijoittajan ammattimaisuutta ja kokemusta koskevat tiedot: tiedot sijoituspalvelulain (747/2012 muutoksineen) tarkoittaman ”ammattimaisen asiakkaan” kuvauksen täyttämistavoista tai tieto ”ei-ammattimaisen asiakkaan” kuvauksen täyttämisestä;
  • Poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö: tieto poliittisesta vaikutusvallasta tai poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön perheenjäsenyydestä tai yhtiökumppanuudesta;
  • tiedot sijoittajan tosiasiallisista edunsaajista: tosiasiallisen edunsaajan nimi, Y-tunnus, henkilötunnus ja kansalaisuus, verotuksellinen asuinpaikka ja TIN-tunniste, osoite ja valtio, omistusosuus tai asema;
  • oikeushenkilön edustajien, sitä omistavien tai suoraan sijoittavien yksityishenkilöiden henkilötiedot ja asiakirjat: täydellinen nimi, syntymäaika, henkilötunnus tai muiden kuin Suomen kansalaisten osalta passin numero tai muun vastaavan asiakirjan numero, passikopio;
  • verotiedot: sijoittajan kaikki verotusmaat ja vastaavat verotunnisteet;
  • sijoitettavien varojen alkuperätiedot;
  • sijoituksen tarkoitustiedot;.

5. Mistä saamme henkilötietoja?

Saamme henkilötietoja ensisijaisesti Rekisteröidyiltä itseltään esimerkiksi sijoittajasopimuksen allekirjoituksen yhteydessä. Voimme kerätä tietoja myös edellä kuvattuihin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksiin liittyen käyttämiemme kolmansien osapuolten yleisesti saatavilla olevia lähteitä hyödyntävien palveluiden kuten Rekisteröityjen tunnistamiseen, poliittisesti vaikutusvaltaisten henkilöiden tunnistamiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annettuun lakiin liittyvien velvoitteiden täyttämiseksi käyttämiemme palveluiden avulla. Tietojen kerääminen ja päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

6. Kenelle luovutamme ja siirrämme henkilötietoja sekä siirrämmekö henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme esimerkiksi ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan. Premico voi lisäksi siirtää yllä kuvattuja henkilötietoja Premicon konserni- ja/tai osakkuusyrityksille tai Premicon, sen konserni- ja/tai osakkuusyritysten konsulteille, asiakkaille tai muille sopimuskumppaneille tilanteissa, joissa sopimusvelvoitteiden täyttäminen tai muu soveltuva henkilötietojen käsittelyperuste sitä edellyttää.

Henkilötietoja voidaan myös käsittelyn tarkoituksen tai lakisääteisten velvoitteiden niin edellyttäessä luovuttaa rahoituslaitoksille ja vero- tai muille viranomaisille rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjumiseen ja verotietojen vaihtoon liittyviin tarkoituksiin.

Rekisteröityjen henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, jos se on henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Asiakkaille, toimittajille ja muille ulkoisille tahoille tapahtuvista henkilötietojen siirroista sovitaan soveltuvan lainsäädännön kuten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisella henkilötietojen käsittelyä koskevalla sopimuksella. EU/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuvat siirrot edellyttävät asianmukaisten suojatoimien soveltamista kuten EU komission kulloinkin soveltuvan päätöksen mukaisten mallisopimuslausekkeiden käyttämistä ja tietosuojalainsäädännön velvoitteiden noudattamista.

Premico ei luovuta tai ilmaise henkilötietoja muille kuin edellä mainituille tahoille ilman pakottavaa lainsäädännöstä johtuvaa syytä.

7. Miten suojaamme henkilötiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Toteutamme ja ylläpidämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojaustoimenpiteitä, joilla suojataan henkilötietoja tahattomalta tai laittomalta tuhoutumiselta, katoamiselta, vahingoittumiselta tai muuttumiselta sekä luvattomalta luovuttamiselta, väärinkäytöltä tai muulta lainvastaiselta käsittelyltä. Tietosuojakäytäntömme kattavat fyysiset turvatoimet ja -menettelyt, pääsyoikeuksien hallinnan (esim. käyttäjätunnukset, palomuurit ja digitaaliset salausteknologiat), lokikirjaukset, virustorjunnan, palvelunestohyökkäysten torjunnan sekä muut tarpeelliset tietoturvatoimenpiteet.

Henkilötietoja käsitellään Premicon toiminnassa luottamuksellisesti, ja niiden käsittelyoikeus on rajattu henkilöihin, joilla on tarve käsitellä henkilötietoja tehtäviensä vuoksi.

Säilytämme henkilötietoja tunnistettavassa muodossa vain niin kauan, kuin kulloinkin soveltuvan käyttötarkoituksen mukaan on tarpeellista. Kun henkilötiedot eivät ole enää tarpeellisia niiden käsittelytarkoituksen kannalta, poistamme henkilötiedot, ellei voimassa oleva lainsäädäntö velvoita meitä säilyttämään henkilötietoja pidemmän aikaa (kuten kirjanpitoa tai raportointia varten) tai ellei tietojen säilyttäminen ole tarpeen juridisia väitteitä tai vaatimuksia varten. Asiakkaan tunnistamiseen liittyvät henkilötiedot säilytetään rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain mukaisesti vähintään viiden vuoden ajan asiakas- tai liikesuhteen päättymisestä.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

8. Mitkä ovat rekisteröidyn oikeudet?

Rekisteröitynä sinulla on oikeus

  • saada vahvistus, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä lain edellyttämät tiedot henkilötietojen käsittelystä;
  • vaatia, että oikaisemme sinua koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä;
  • saada sinua koskevat henkilötiedot poistettua laissa säädetyissä tilanteissa (esim. kun tietoja ei enää tarvita eikä niiden säilyttämiselle ole lainmukaista perustetta);
  • peruuttaa henkilötietojesi käsittelylle mahdollisesti antamasi suostumus tai muuttaa sitä;
  • pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista esimerkiksi siinä tilanteessa, että voit odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojesi oikaisemista koskevaan pyyntöön;
  • vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita henkilötietojen käsittelytoimia siltä osin kuin tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu;
  • saada tietosi siirrettyä järjestelmästä toiseen, jos tälle on laillinen peruste.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Suomessa tietosuojalainsäädännön noudattamista valvoo tietosuojavaltuutettu. Jos haluat saattaa henkilötietojen käsittelyn Premicon toiminnassa tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, voit ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun seuraamalla osoitteessa www.tietosuoja.fi annettuja ohjeita.

9. Kehen voit olla yhteydessä?

Premicon toiminnassa tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä ja tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

10. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse.