Vuokrahakijarekisterin tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Premico Management Oy
Aleksanterinkatu 11, 00100 Helsinki
+358 29 007 5060
info@premico.fi
(jäljempänä ”me” tai ”Premico”)
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Premico Management Oy / rekisteriasiat, Tietosuoja-asioista vastaava henkilö
Aleksanterinkatu 11, 00100 Helsinki
info@premico.fi
3. Tietosuojaselosteesta
Kerromme tässä tietosuojaselosteessa, miten Premico käsittelee toiminnassaan vuokrahakijoita koskevia henkilötietoja.
4. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?
Käsittelemme vuokrahakijoiden henkilötietoja siinä määrin kuin on tarpeen vuokralaisen löytämiseksi toimeksiantajiemme vuokra-asuntoihin, lisäksi voimme käyttää henkilötietoja asiakastyytyväisyyden mittaamisessa ja asiakaspalvelun laadun varmistamisessa. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on tällöin sopimuksemme, jonka perusteella haemme vuokralaista toimeksiantajiemme lukuun. Joidenkin tietojen osalta henkilötietojen käsittelyn peruste voi myös olla vuokrahakijan antama suostumus.
5. Mitä tietoja käsittelemme?
Käsittelemme vuokrahakijarekisterin yhteydessä seuraavia asuntohakijoiden henkilötietoja:
- rekisteröidyn perustiedot; nimi; henkilötunnus / jos ei suomalaista henkilötunnusta, syntymäaika; myöhemmin asiakasnumero
- rekisteröidyn yhteystiedot; katuosoite; postinumero; postitoimipaikka; puhelinnumero; sähköposti
- rekisteröityä yksilöivät tiedot: jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi, asiointikieli
- kun kyseessä on työsuhdeasunto kerätään yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot; y-tunnus; yhteyshenkilö; yhteyshenkilön puhelinnumero; yhteyshenkilön sähköpostiosoite; allekirjoittaja / prokuristi; laskutusosoite; postinumero; postitoimipaikka; maa
- muut rekisteröidyn omalla suostumuksella vuokra-asuntohakemuksella ilmoittamat tiedot: lemmikit (määrä / laji); lasten lukumäärä ja syntymäajat; muuton syyt; tupakointi; kyllä / ei; kaikkien hakijoiden osalta työtiedot (työnantaja; ammatti / työtehtävä; työsuhde, vakituinen / osa-aikainen; työsuhteen alkamispäivämäärä; bruttotulot /kk) tai opintotiedot (oppilaitos; koulutusohjelma; opintojen aloituspäivämäärä; arvioitu valmistumisaika; bruttotulot /kk) tai eläketiedot (eläke/kk); suosittelija (nimi; puhelinnumero; sähköpostiosoite); suostumus luottotietojen tarkastamiseen
- haettavan / vuokrattavan asunnon ollessa ARA-kohde, kysytään myös: puhelin toimeen; siviilisääty; mahdollisten muiden hakijoiden henkilötunnukset; raskaustodistus, jos raskaana; tieto mahdollisesta asunnottomuudesta, muuttovelvoite; mahdollinen tieto muutosta paikkakunnalle työn vuoksi (työnantaja; työn alkamispäivä; työpaikan osoite; postinumero; postitoimipaikka); mahdollisen toiselle paikkakunnalle jäävän omistusasunnon tiedot (paikkakunnalle jäävä omistusasunto vuokrataan myydään / on myynnissä); tieto muutosta muun syyn vuoksi; asumisväljyys (asukkaiden lukumäärä; huoneiston pinta-ala m2; talotyyppi; huoneistotyyppi; asunnon kunto; hallintasuhde); asumiskulut (vuokra / käyttö- tai yhtiövastike; erilliset lämmityskustannukset; erilliset vesimaksut; sisäänmuuttovuosi; muut asunnontarpeeseen vaikuttavat seikat; hakija toimeentulo (nykyiset bruttotulot kuukaudessa; pääomatulot vuodessa; muut tulot vuodessa; huomioon otettavat tulot yhteensä vuodessa); varallisuus, omaisuuden käypä arvo; opintolaina; asuntolaina; muut lainat; huomioon otettava varallisuus yhteensä); avio-/avopuolison toimeentulo (nykyiset bruttotulot kuukaudessa; pääomatulot vuodessa; muut tulot vuodessa; huomioon otettavat tulot yhteensä vuodessa); muut hakijat (nykyiset bruttotulot kuukaudessa; pääomatulot vuodessa; muut tulot vuodessa; huomioon otettavat tulot yhteensä vuodessa); mahdollisen omistusasunnon tiedot (tyyppi; omistajan nimi; kiinteistön / yhtiön nimi; kiinteistön osoite ja sijaintikunta; hankkimisaika; kiinteistön koko; asunnon koko, asunnon käyttö; osakehuoneiston / kiinteistön nykyinen myyntiarvo); selvitys muusta varallisuudesta (pörssinoteerattuja osakkeita yhteensä; muuta, mitä?); hakemuksen liitteet (kaikkien työssäkäyvien huoneistoon muuttavien palkkatodistukset bruttokuukausiansioista työnantajalta; verotodistukset kaikilta huoneistoon muuttavilta yli 18-vuotiailta; todistus mahdollisen eläkkeen määrästä; mahdollinen raskaustodistus; opiskelijatodistus kaikilta huoneistoon muuttavilta yli 18-vuotiailta opiskelijoilta; selvitys omaisuuden käyvästä arvosta; luotonantajan todistus veloista; selvitys maahanmuuttajilta oikeudesta oleskella maassa (kopio passista); todistus työttömyyspäivärahasta
Henkilötietojen antaminen hakemuslomakkeella on edellytys sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa palvelua.
6. Mistä saamme tietoja?
Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää sovellettavan lainsäädännön rajoissa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta käyttämiemme kolmansien osapuolten yleisesti saatavilla olevia lähteitä hyödyntävien palveluiden avulla. Tällainen tietojen kerääminen voi liittyä luottotietojen tarkistamiseen, Rekisteröityjen tunnistamiseen, poliittisesti vaikutusvaltaisten henkilöiden tunnistamiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annettuun lakiin liittyvien velvoitteiden täyttämiseen. Tietojen kerääminen ja päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.
7. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.
Koska sopimuksemme mukaisesti etsimme toimeksiantajiemme puolesta vuokrahuoneistoihin vuokralaisia, tulemme luovuttamaan tietoja edustamillemme kiinteistön omistajille.
Vuokralaisen vuokrahakemuksella tai muuten toimittamia yhteystietoja voidaan siirtää tarvittaessa myös lukuumme toimiville alihankkijoille kuten paikallisvälittäjille asuntoesittelyiden sopimiseksi.
Muutoin emme luovuta asiakkaiden henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi lainsäädännön niin velvoittaessa tai Premico Group Oy:n ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden palvelun näin vaatiessa sellaisiin tarkoituksiin, jotka eivät ole ristiriidassa edellä mainittujen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kanssa tai perintään liittyvissä asioissa.
Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, jos se on henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Henkilötietojen siirroista sovitaan soveltuvan lainsäädännön kuten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisella henkilötietojen käsittelyä koskevalla sopimuksella. EU/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuvat siirrot edellyttävät asianmukaisten suojatoimien soveltamista kuten EU komission kulloinkin soveltuvan päätöksen mukaisten mallisopimuslausekkeiden käyttämistä ja tietosuojalainsäädännön velvoitteiden noudattamista.
8. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on omat käyttäjätunnukset ja salasanat järjestelmiin. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista ja laki tai ARA sitä vaatii.
Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Haettavan / vuokrattavan asunnon ollessa ARA-kohde, noudatamme hakemusten säilytysajoissa ARA:n määrittämiä säilytysaikoja. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.
9. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?
Rekisteröitynä sinulla on oikeus
- saada vahvistus, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä lain edellyttämät tiedot henkilötietojen käsittelystä;
- vaatia, että oikaisemme sinua koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä;
- saada sinua koskevat henkilötiedot poistettua laissa säädetyissä tilanteissa (esim. kun tietoja ei enää tarvita eikä niiden säilyttämiselle ole lainmukaista perustetta);
- peruuttaa henkilötietojesi käsittelylle mahdollisesti antamasi suostumus tai muuttaa sitä;
- pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista esimerkiksi siinä tilanteessa, että voit odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojesi oikaisemista koskevaan pyyntöön;
- vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita henkilötietojen käsittelytoimia siltä osin kuin tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu;
- saada tietosi siirrettyä järjestelmästä toiseen, jos tälle on laillinen peruste.
Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Suomessa tietosuojalainsäädännön noudattamista valvoo tietosuojavaltuutettu. Jos haluat saattaa henkilötietojen käsittelyn Premicon toiminnassa tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, voit ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun seuraamalla osoitteessa www.tietosuoja.fi annettuja ohjeita.
10. Kehen voit olla yhteydessä?
Premicon toiminnassa tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä ja tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
11. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.
Päivitetty:
27.8.2018; muutettu rekisteriselosteen nimi vuokrahallintarekisteristä vuokrahakijarekisteriksi.
1.9.2022; lisätty maininta ” Vuokralaisen vuokrahakemuksella tai muuten toimittamia yhteystietoja voidaan siirtää tarvittaessa myös lukuumme toimiville alihankkijoille kuten paikallisvälittäjille asuntoesittelyiden sopimiseksi.”
2.3.2023; muutettu selosteen jäsentelyä muokattu luettavampaan muotoon ja tietosuojavastaavan yhteystiedot päivitetty
16.05.2023; Lisätty tietojen käsittelyn perusteeksi asukastyytyväisyyden mittaaminen ja asiakaspalvelun laadun varmistaminen.
27.12.2023; Lisätty esimerkkejä kohtaan 6.