1. Rekisterinpitäjä
Premico Management Oy:n toimeksiantaja
c/o Premico Management
Aleksanterinkatu 11, 00100 Helsinki
info@premico.fi
(jäljempänä ”me” tai ”Premico”)
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
c/o Premico Management / Tietosuoja-asioista vastaava henkilö
Aleksanterinkatu 11, 00100 Helsinki
info@premico.fi
3. Tietosuojaselosteesta
Premico tarjoaa sen asiakkaina oleville taloyhtiöille ja vuokranantajille vuokraus- ja isännöintipalveluita. Näihin palveluihin kuuluu muun muassa asukasvuokrasuhteen perustamiseen, hoitamiseen ja hallinnointiin sekä kohteiden hoitamiseen ja isännöintiin liittyviä tehtäviä.
Käsiteltäessä asukkaiden henkilötietoja kulloinkin kyseessä oleva taloyhtiö tai vuokranantaja katsotaan lähtökohtaisesti henkilötietojen käsittelystä vastaavaksi rekisterinpitäjäksi ja palveluita tarjoava taho kuten Premico henkilötietojen käsittelijäksi. Kerromme tässä tietosuojaselosteessa, miten Premicon asiakkaidensa lukuun tarjoamissa vuokrahallinta- ja isännöintipalveluissa pääsääntöisesti käsitellään henkilötietoja. Tarkemmat tiedot henkilötietojen käsittelystä on saatavilla kulloinkin kyseessä olevalta vuokranantajalta ja taloyhtiöltä itseltään.
4. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?
Premicon toiminnassa tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on vuokrahallinta- ja isännöintipalveluiden tarjoaminen. Henkilötietoja voidaan käsitellä asukasvuokrasuhteen perustamiseen, hoitamiseen, hallinnointiin ja kehittämiseen liittyvien tehtävien hoitamiseksi ja taloyhtiölle kulloinkin hankittujen palvelujen järjestämisessä. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös esimerkiksi pysäköinnin järjestämisessä, asukastiedottamisessa, asiakasviestinnässä, asiakaspalvelun toteuttamisessa, asukastyytyväisyyden mittaamisessa ja asiakaspalvelun laadun varmistamisessa. Henkilötietoja käsitellään myös, jotta voimme tarjota asukkaille heidän kulloinkin tilaamiaan KomuHomes-sovelluksella tuotettavia digitaalisia palveluita.
Henkilötietojen lainmukainen käsittelyperuste voi tällöin olla kunkin rekisterinpitäjän osalta sopimukseen perustuvien oikeuksien ja velvoitteiden täyttäminen, rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu, lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen tai henkilön antama suostumus.
5. Mitä tietoja käsittelemme?
Voimme käsitellä vuokrahallinta- ja isännöintipalveluiden yhteydessä pääsääntöisesti seuraavia tietoja:
- rekisteröidyn perustiedot: etu- ja sukunimi; henkilötunnus; syntymäaika; asiakasnumero; huoneistoa ja muuttoa koskevat tiedot; vuokraa, sen maksua sekä saatavia ja saatavien perintää koskevat tiedot;
- rekisteröidyn yhteystiedot: katuosoite; postinumero; postitoimipaikka; puhelinnumero; sähköposti;
- rekisteröityä yksilöivät tiedot: sukupuoli ja asiointikieli, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi; ajoneuvoa koskevat tiedot;
- kun kyseessä on työsuhdeasunto, kerätään yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot: y-tunnus; yhteyshenkilö; yhteyshenkilön puhelinnumero; yhteyshenkilön sähköpostiosoite; allekirjoittaja / prokuristi; laskutusosoite; postinumero; postitoimipaikka; maa;
- muut rekisteröidyn vuokra-asuntohakemuksella ilmoittamat tiedot: lemmikit (määrä / laji); lasten lukumäärä ja syntymäajat; muuton syyt; tupakointi; kyllä / ei; kaikkien hakijoiden osalta työtiedot (työnantaja; ammatti / työtehtävä; työsuhde, vakituinen / osa-aikainen; työsuhteen alkamispäivämäärä; bruttotulot /kk; ) tai opintotiedot (oppilaitos; koulutusohjelma; opintojen aloituspäivämäärä; arvioitu valmistumisaika; bruttotulot /kk) tai eläketiedot (eläke/kk); suosittelija (nimi; puhelinnumero; sähköpostiosoite); suostumus luottotietojen tarkastamiseen;
- haettavan / vuokrattavan asunnon ollessa ARA-kohde kysytään myös: puhelin toimeen; siviilisääty; mahdollisten muiden hakijoiden henkilötunnukset; raskaustodistus, jos raskaana; tieto mahdollisesta asunnottomuudesta; muuttovelvoite; mahdollinen tieto muutosta paikkakunnalle työn vuoksi (työnantaja; työn alkamispäivä; työpaikan osoite; postinumero; postitoimipaikka); mahdollisen toiselle paikkakunnalle jäävän omistusasunnon tiedot (paikkakunnalle jäävä omistusasunto vuokrataan myydään / on myynnissä); tieto muutosta muun syyn vuoksi; asumisväljyys (asukkaiden lukumäärä; huoneiston pinta-ala m2; talotyyppi; huoneistotyyppi; asunnon kunto; hallintasuhde); asumiskulut (vuokra / käyttö- tai yhtiövastike; erilliset lämmityskustannukset; erilliset vesimaksut; sisäänmuuttovuosi; muut asunnontarpeeseen vaikuttavat seikat; hakija toimeentulo (nykyiset bruttokuukausitulot; pääomatulot vuodessa; muut tulot vuodessa; huomioon otettavat tulot yhteensä vuodessa); varallisuus, omaisuuden käypä arvo; opintolaina; asuntolaina; muut lainat; huomioon otettava varallisuus yhteensä); avio-/avopuolison toimeentulo (nykyiset bruttokuukausitulot; pääomatulot vuodessa; muut tulot vuodessa; huomioon otettavat tulot yhteensä vuodessa); muut hakijat ((nykyiset bruttokuukausitulot; pääomatulot vuodessa; muut tulot vuodessa; huomioon otettavat tulot yhteensä vuodessa); mahdollisen omistusasunnon tiedot (tyyppi; omistajan nimi; kiinteistön (yhtiön nimi; kiinteistön osoite ja sijaintikunta; hankkimisaika; kiinteistön koko; asunnon koko, asunnon käyttö; osakehuoneiston / kiinteistön nykyinen myyntiarvo); selvitys muusta varallisuudesta (pörssinoteerattuja osakkeita yhteensä; muuta, mitä?); hakemuksen liitteet (kaikkien työssäkäyvien huoneistoon muuttavien palkkatodistukset bruttokuukausiansioista työnantajalta; ve rotodistukset kaikilta huoneistoon muuttavilta yli 18-vuotiailta; todistus mahdollisen eläkkeen määrästä; mahdollinen raskaustodistus; opiskelijatodistus kaikilta huoneistoon muuttavilta yli 18-vuotiailta opiskelijoilta; selvitys omaisuuden käyvästä̈ arvosta; luotonantajan todistus veloista; selvitys maahanmuuttajilta oikeudesta oleskella maassa (kopio passista); todistus työttömyyspäivärahasta;
- Kameravalvonta: Kameravalvonnan yhteydessä voidaan kerätä tietoja (kuva, ääni ja tallennusajankohta) taloyhtiöiden alueella liikkuvista henkilöistä.
Hakemuslomakkeella tähdellä (*) merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa palvelua.
6. Mistä saamme tietoja?
Henkilötiedot kerätään pääasiassa rekisteröidyiltä itseltään taloon muuton yhteydessä suoraan tai välillisesti eri viestintäkanavissa kuten puhelimitse, postitse, sähköpostitse tai vastaavalla tavalla. Lisäksi henkilöön liitettävissä olevia tietoja kertyy taloyhtiösivuille kirjautumisen yhteydessä sekä niitä käytettäessä.
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää sovellettavan lainsäädännön rajoissa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta (kuten KELA ja Väestörekisterikeskus) tai muilta kolmansilta osapuolilta (kuten Suomen Asiakastieto Oy) käyttämiemme kolmansien osapuolten yleisesti saatavilla olevia lähteitä hyödyntävien palveluiden avulla. Tällainen tietojen kerääminen voi liittyä luottotietojen tarkistamiseen, rekisteröityjen tunnistamiseen, poliittisesti vaikutusvaltaisten henkilöiden tunnistamiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annettuun lakiin liittyvien velvoitteiden täyttämiseen. Tietojen kerääminen ja päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin. Kameravalvonnan yhteydessä käsiteltyjä tietoja kerätään niissä kohteissa, joissa kameravalvonta kulloinkin on käytössä. Kameravalvonnasta ilmoitetaan kylteillä.
7. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Saatamme siirtää verkkosivustojemme ja palvelujemme kautta keräämiämme henkilötietoja emoyhtiöllemme Premico Group Oy:lle tai tämän kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluville tytär- ja/tai osakkuusyrityksille tai Premicon sekä samaan konserniin kuuluvien tytäryritysten konsulteille tai muille sopimuskumppaneille tilanteissa, joissa sopimusvelvoitteiden täyttäminen tai muu henkilötietojen käsittelyperuste sitä edellyttää. Henkilötietoja voidaan siirtää myös taloyhtiön edustajille näiden tehtävien hoitamiseksi sekä taloyhtiön mahdollisesti käyttämille palveluntarjoajille kuten huoltoyhtiölle, vartiointiliikkeelle, pysäköinnin palvelukumppanille ja lukkoliikkeelle. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon asukkaalle, osakkaalle tai viranomaiselle kulloinkin soveltuvan lainsäädännön mukaisesti. Kameravalvonnan avulla kerättyjä tallenteita voidaan luovuttaa rikos-, väärinkäytös-, vahinko- ja onnettomuustilanteiden selvittämiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti ja mahdollisten toimivaltaisten viranomaisten esittämien vaatimusten edellyttämällä tavalla. Voimme myös siirtää henkilötietoja palveluntarjoajille saatavien perintään liittyvien toimeksiantojen hoitamiseksi.
Lisäksi hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita, ja olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.
Emme muutoin luovuta vuokralaisten henkilötietoja ulkopuolisille paitsi lainsäädännön niin velvoittaessa tai Premico Group Oy:n ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden tarjoamien palveluiden näin vaatiessa sellaisiin tarkoituksiin, jotka eivät ole ristiriidassa edellä mainittujen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kanssa.
Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, jos se on henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Olemme tehneet asianmukaiset sopimukset kyseessä olevien palveluntarjoajien kanssa varmistaaksemme, että siirrettyjä henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti. Näihin sopimuksiin sisältyvät EU:n komission kulloinkin soveltuvaan päätökseen perustuvat vakiosopimuslausekkeet.
8. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?
Olemme toteuttaneet ja ylläpidämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojaustoimenpiteitä, joilla suojataan henkilötietoja tahattomalta tai laittomalta tuhoutumiselta, katoamiselta, vahingoittumiselta tai muuttumiselta sekä luvattomalta luovuttamiselta, väärinkäytöltä tai muulta lainvastaiselta käsittelyltä. Tietosuojakäytäntömme kattavat fyysiset turvatoimet ja -menettelyt, pääsyoikeuksien hallinnan (esim. käyttäjätunnukset, palomuurit ja digitaaliset salausteknologiat), lokikirjaukset, virustorjunnan, palvelunestohyökkäysten torjunnan sekä muut tarpeelliset tietoturvatoimenpiteet. Henkilötietoja käsitellään Premicon toiminnassa luottamuksellisesti, ja niiden käsittelyoikeus on rajattu henkilöihin, joilla on tarve käsitellä henkilötietoja tehtäviensä vuoksi. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Käsittelemme henkilötietoja vain niin kauan kuin kulloinkin soveltuvan käyttötarkoituksen mukaan on tarpeellista sekä lain ja ARAn määrittelemät henkilötietojen säilytysajat huomioiden. Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti. Tarkemmat tiedot henkilötietojen säilytysajoista on saatavilla kulloinkin kyseessä olevalta vuokranantajalta ja taloyhtiöltä. Esimerkiksi kameravalvonnan avulla kerättyjen tietojen säilytysaika riippuu kohteessa käytetystä ratkaisusta kuitenkin niin, että tallenteita säilytetään enintään vuoden ajan, ellei mahdollinen oikeudellinen vaade tai muu rikos-, väärinkäytös-, vahinko- tai onnettomuustilanteiden selvittäminen edellytä pidempää säilytysaikaa.
Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.
9. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?
Rekisteröitynä sinulla on oikeus
- saada vahvistus, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä lain edellyttämät tiedot henkilötietojen käsittelystä;
- vaatia, että oikaisemme sinua koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä;
- saada sinua koskevat henkilötiedot poistettua laissa säädetyissä tilanteissa (esim. kun tietoja ei enää tarvita eikä niiden säilyttämiselle ole lainmukaista perustetta);
- peruuttaa henkilötietojesi käsittelylle mahdollisesti antamasi suostumus tai muuttaa sitä;
- pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista esimerkiksi siinä tilanteessa, että voit odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojesi oikaisemista koskevaan pyyntöön;
- vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita henkilötietojen käsittelytoimia siltä osin kuin tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu;
- saada tietosi siirrettyä järjestelmästä toiseen, jos tälle on laillinen peruste.
Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Suomessa tietosuojalainsäädännön noudattamista valvoo tietosuojavaltuutettu. Jos haluat saattaa henkilötietojen käsittelyn Premicon toiminnassa tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, voit ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun seuraamalla osoitteessa www.tietosuoja.fi annettuja ohjeita.
10. Kehen voit olla yhteydessä?
Premicon toiminnassa tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä ja tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
11. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.
Muutettu: 8.12.2020; Vaihdettu Premicon osoite uuteen osoitteeseen.
Muutettu: 2.3.2023; Selosteen jäsentelyä muokattu luettavampaan muotoon ja tietosuojavastaavan yhteystiedot päivitetty
Muutettu: 16.05.2023; Lisätty tietojen käsittelyn perusteeksi asukastyytyväisyyden mittaaminen ja asiakaspalvelun laadun varmistaminen.
Muutettu: 14.12.2023; Lisätty tietojen käsittelyn perusteeksi mahdollisuus tarjota asukkaille heidän kulloinkin tilaamiaan KomuHomes-aplikaatiolla tuotettavia digitaalisia palveluita.
Muutettu: 27.12.2023: Lisätty esimerkkejä kohtaan 6.
Muutettu: 12.6.2024: Lisätty rekisteröidyn perustietoja kohtaan 5, lisätty esimerkki kohtaan 7 ja poistettu maininta perinnästä.
Muutettu 24.6.2024: Samaan tietosuojaselosteeseen on yhdistetty tiedot Premicon isännöintipalveluiden yhteydessä käsittelemistä henkilötiedoista.