Työnhakijarekisterin tietosuojaseloste

Työnhakijarekisterin tietosuojaseloste 

Rekisterinpitäjä 

Premico Group Oy ja tämän kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvat tytäryritykset
Eteläesplanadi 20, 00130 HELSINKI
+358 29 007 5060
info@premico.fi
(jäljempänä ”me” tai ”Premico”)

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö 

Premico Group Oy / rekisteriasiat, Essi Stolt
Eteläesplanadi 20, 00130 HELSINKI
+358 44 746 8779
essi.stolt@premico.fi

Rekisterin nimi 

TYÖNHAKIJAREKISTERI 

Mitovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus? 

Työhakemusten käsittely ja rekrytointitilanteet sekä niiden luomat tarpeet.  

Mitä tietoja käsittelemme?  

Käsittelemme työnhakija rekisterin yhteydessä seuraavia tietoja:  

  • rekisteröidyn perustiedot; nimi; henkilötunnus / jos ei suomalaista henkilötunnusta, syntymäaika;; myöhemmin asiakasnumero  
  • rekisteröidyn yhteystiedot; katuosoite; postinumero; postitoimipaikka; puhelinnumero; sähköposti  
  • muut rekisteröidyn omalla suostumuksella ilmoittamat tiedot: työhistoriatiedot, hakuvideo, kuva, suosittelija (nimi; puhelinnumero; sähköpostiosoite); suostumus luottotietojen tarkastamiseen.

Mistä saamme tietoja? 

Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään; työhakemuslomake internetissä (Rech Right) tai paperinen työhakemuslomake liitteineen. Toisinaan on tarpeen täydentää henkilötietoja muulta taholta kuin henkilöltä itseltään, esimerkiksi aikaisemmilta työnantajilta rekisteröidyn suostumuksella, tai julkisista lähteistä, joita ovat LinkedIn ja Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteri. Lisäksi voimme saada tietoja Premico Group Oy:n kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden tietojärjestelmistä. Tietojen kerääminen ja päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.  

Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle? 

Saatamme siirtää keräämiämme tietoja  Premico Group Oy:n kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluville tytär- ja/tai osakkuusyrityksille.  

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan. Asiakkaille, toimittajille ja muille ulkoisille tahoille tapahtuvista henkilötietojen siirroista sovitaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisella henkilötietojen käsittelyä koskevalla sopimuksella.  

Muutoin emme luovuta asiakkaiden henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi lainsäädännön niin velvoittaessa tai Premico Group Oy:n ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden palvelun näin vaatiessa sellaisiin tarkoituksiin, jotka eivät ole ristiriidassa edellä mainittujen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kanssa tai perintään liittyvissä asioissa. EU/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuvat siirrot edellyttävät asianmukaisten suojatoimien soveltamista ja tietosuojalainsäädännön velvoitteiden noudattamista.  

Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme? 

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä työnhakutietoja. Kullakin käyttäjällä on omat käyttäjätunnukset ja salasanat järjestelmiin. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. 

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Lain määrittämä säilytysaika on neljä vuotta. 

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä. 

Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä? 

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa  itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä. 

Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. 

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia . Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.  

Kehen voit olla yhteydessä? 

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle. Henkilötietolain mukaan jokaisella henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin talletettu. Tarkastuspyyntöä ei voi tehdä puhelimitse, vaan sen on oltava kirjallinen ja omakätisesti allekirjoitettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö pyydetään lähettämään osoitteeseen kohdassa kaksi (2) mainittuun osoitteeseen. Tietoja pyydettäessä on ilmoitettava nimi, osoite ja henkilötunnus, halutaanko tarkastaa johonkin tiettyyn asiaan liittyviä tietoja, kaikki tiedot vai tiedot joltain tietyltä ajanjaksolta. 

Tietosuojaselosteen muutokset 

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.